Quand faut-il déléguer à une Assistante Virtuelle ?

15 Mai, 2021 | Business

C’est certainement une question que tu te poses. Mais, tu ne sais pas où t’adresser, vers qui te tourner.
En tant qu’entrepreneure ou future entrepreneure, même si tu souhaites obtenir de l’aide, tu n’as souvent ni le temps, ni les ressources nécessaires pour embaucher un employé dont tu as désespérément besoin.
C’est pourquoi tant d’entrepreneur.es se tournent vers les Assistantes Virtuelles. Ces dernières te permettent non seulement de gagner du temps et de l’argent, mais représentent également un investissement abordable et expérimenté dans la croissance de ton activité.
Avant de déterminer quand déléguer à une Assistante Virtuelle, un rapide rappel sur ce qu’est une Assistante Virtuelle et pourquoi déléguer à une Assistante Virtuelle ?

Qu’est-ce qu’une Assistante Virtuelle ?

Ce n’est pas un robot, contrairement à ce que l’on pourrait croire, mais bien une personne dont l’assistanat est le métier. L’Assistante Virtuelle est la nouvelle version de la Secrétaire ou de l’Assistante de Direction. On l’appelle aussi Secrétaire Indépendante, Télésecrétaire, Assistante à distance ou Office Manager en fonction des missions proposées.
A l’inverse de la Secrétaire ou de l’Assistante de Direction, l’Assistante Virtuelle exerce son métier depuis son domicile, en freelance ou selon son choix, elle peut travailler dans un espace de coworking ou de chez son client (dans ce cas-là, on l’appelle une Assistante Indépendante).
Il est important de savoir qu’il n’y a aucun lien de subordination entre la personne qui fait appel à elle afin de déléguer certaines tâches et l’Assistante. Ils travaillent tous deux en étroite collaboration.

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De plus, chaque Assistante peut se spécialiser dans une branche et auprès d’un public souhaité. Il y a des Assistantes spécialisées dans la communication, dans la rédaction web, dans l’emailing et bien d’autres…
L’Assistante Virtuelle possède toutes les compétences en bureautique et a un sens relationnel aigu. Elle n’est pas seulement une exécutante. Elle va t’apporter son expertise grâce à son expérience, ses formations et ses compétences acquises durant toutes ses années.

Pourquoi déléguer à une Assistante Virtuelle ?

Une Assistante Virtuelle peut être ton alliée pour augmenter la productivité de ton activité. En lui déléguant ta gestion quotidienne, tu te libère du temps et gagne en efficience. Avec ou sans employés, tu as la possibilité de faire appel à ses services pour les raisons suivantes :

Gain de temps

Certes la partie administrative est indispensable au bon fonctionnement de ton business mais ce travail ne te rapporte rien financièrement et t’empêche non seulement de te consacrer à ton cœur de métier mais d’accroître ta productivité. Le temps que tu passes chaque jour à réaliser tes tâches administratives est autant de temps que tu ne passes pas à ta propre expertise. En déléguant cette partie à une Assistante Virtuelle, tu bénéficies de plus de temps pour te consacrer à ton métier et pour te développer.

Insuffisance de compétences

Tu n’as certes pas les compétences ou les connaissances suffisantes pour gérer certaines tâches du quotidien. L’Assistante Virtuelle te sera d’une aide précieuse pour ton activité parce que son domaine d’expertise est varié, elle pourra gérer ton site internet ou ton blog, les publications pour tes réseaux sociaux, t’établir une mise en page soignée et des textes sans faute.

Maîtrise du budget et de la durée

En choisissant ce que tu souhaites déléguer, tu définis le nombre d’heures et paie uniquement la prestation effectuée. Tu seras facturée selon les termes conclus dans le devis. S’il y a dépassement de temps, tu en seras préalablement informée par l’Assistante Virtuelle. Que ce soit pour un projet en particulier ou pour t’aider à mettre en place une bonne organisation au commencement de ton activité. Pas de contrainte d’embaucher quelqu’un, de trouver un employé seulement pour quelques heures par semaine, pas de charges liées à l’emploi d’un salarié.

Confidentialité

Dès le départ, il est envisageable de baser la relation professionnelle sur la transparence. L’Assistante Virtuelle peut rédiger et signer une entente de confidentialité et s’engager à ne pas divulguer d’informations sur tes affaires, tes clients ou tes collaborateurs. De plus, les documents sont envoyés soit par mail soit sur des espaces partagés.

Partenariat et confiance

Dès le départ, l’Assistante Virtuelle et toi devrez savoir ce qu’elle fera exactement afin d’éviter tout malentendu. Il faut que tu définisses avec elle ses missions car elle sera amenée à gérer différentes choses (gestion d’agenda, relance client, gestion des réseaux sociaux…).
Afin que la collaboration soit efficace, elle doit être fondée sur une bonne communication et la transmission de tous les éléments essentiels à l’exécution de la prestation. L’Assistante Virtuelle aura besoin d’une période d’adaptation pour s’imprégner de ton environnement, ta façon de travailler… Il faudra penser en amont à lui préparer des fiches de process par exemple afin qu’elle voie ta façon de travailler et qu’elle s’en rapproche.

Détermine avec l’Assistante Virtuelle la façon dont vous allez travailler : tous les jours ? Une à deux fois par semaine ? Avec des réunions de mise au point ? Quels délais de réalisation des missions confiées ?
L’Assistante Virtuelle travaille pour ses clients et gère son activité en fonction de ses disponibilités. Elle s’adapte au mieux pour venir en soutien suivant les urgences.

Vous devrez l’une et l’autre apprendre à vous faire confiance. Ne pas cacher certains aspects de ton activité vous permettra de travailler en toute transparence et lui sera utile pour être opérationnelle et répondre à tes demandes rapidement et efficacement.
Avec le temps, l’Assistante Virtuelle te comprendra de mieux en mieux et parviendra même à anticiper certains de tes questionnements ou besoins. Elle deviendra une véritable partenaire de travail.

Maintenant que tu sais ce qu’est une Assistante Virtuelle et pourquoi tu peux faire appel à ses services, alors, est-ce le bon moment pour toi de déléguer ?

Quand déléguer à une Assistante Virtuelle ?

Quand tu démarres et tu ne sais pas quoi faire, quand le faire et comment le faire. Ou quand ton activité a décollé et que tu ne peux plus traiter toutes les demandes.
Cela rend bien service de déléguer une partie de tes tâches quotidiennes et puis ça te libère du temps.
Autrement, tu restes coincée dans ton activité sans jamais travailler SUR ton business. A courir sans arrêt, à droite et à gauche.
Une Assistante Virtuelle constitue un investissement rentable pour ton business si tu sais comment elle peut et devrait être utilisée. Il serait peut-être temps d’envisager de faire appel à une Assistante Virtuelle si tu es dans l’une ou plusieurs de ces situations :

  1. Tu veux à tout prix tout faire seule, tu finis par t’épuiser et être submergée, tes actions deviennent inefficaces
  2. Tu ne peux pas payer un.e employé.e à temps plein
  3. Tu n’arrives pas ou plus à travailler sur ton business, à courir sans arrêt à droite et à gauche
  4. Tu rencontres des difficultés pour accomplir tes tâches les plus importantes
  5. Tu voyages beaucoup et as besoin d’une personne qui aime travailler virtuellement
  6. Tu n’arrives pas à terminer à temps les missions de tes clients
  7. Tu sais quelles tâches doivent être accomplies, mais tu n’as pas l’effectif nécessaire
  8. Tu te rends compte que tu passes peu de temps avec ta famille
  9. Tu réponds aux mails avec du retard, tu ne respectes plus les délais
  10. Tu n’as pas toutes les compétences nécessaires

Tu sais que tu as besoin d’aide, tu cherches donc une solution pour te libérer du temps et alléger ta charge mentale. Tu as la possibilité de déléguer et c’est vraiment une chose à considérer. Mais alors, que déléguer ?

Que déléguer à une Assistante Virtuelle ?

Cela peut passer par :

  • La gestion de tâches administratives
  • L’organisation de tes documents de manière digitale
  • La gestion de ta boîte mail
  • L’organisation de tes déplacements
  • La gestion de ton planning
  • Le management de tes réseaux sociaux
  • La rédaction de tes courriers
  • Le suivi de tes dossiers
  • La gestion du service client
  • La création d’une identité visuelle
  • La création d’un blog/site web
  • La création d’un tunnel de vente
  • La création de campagne e-mailing
  • La création d’articles de blog….

Comme tu peux t’en rendre compte, ses compétences sont infinies. Elle peut être sollicitée pour une grande variété de tâches imposées par son métier.

Conclusion

Tu as désormais toutes les clés en main pour savoir quand et quoi déléguer à une Assistante Virtuelle. C’est une collaboration avec une personne sur qui tu pourras compter pour t’épauler dans ton quotidien de femme (maman) entrepreneure. Quelles sont les tâches récurrentes qui sont importantes pour ton business mais qui ne te font pas vibrer ? Quelles sont les tâches pénibles qui te coûtent de l’énergie ou sur lesquelles tu procrastines ?

Quelles qu’elles soient, les identifier te permettra de faire appel à une Assistante Virtuelle pour t’accompagner.
Si tu es prête à déléguer, j’aide les femmes entrepreneures débutantes ou confirmées à optimiser leurs temps afin de se recentrer sur l’essentiel : leur business.
Je te propose un premier contact pour mieux connaître tes besoins et te proposer le service qui te conviendra le mieux.

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