Devenir Assistante Virtuelle : 8 qualités indispensables pour réussir

19 Déc, 2021 | Assistante Virtuelle

Le métier d’Assistante Virtuelle attire ta curiosité, mais tu te demandes : qu’est-ce qu’une Assistante Virtuelle exactement ? Est-ce qu’on peut vraiment gagner sa vie en étant Assistante Virtuelle ? Comment devenir Assistante Virtuelle ?

Ce métier est un métier d’avenir. Déjà largement répandu sur le marché anglophone depuis plusieurs années, il est encore relativement nouveau sur le marché francophone mais en pleine croissance !

Avant de devenir Assistante Virtuelle Freelance, j’ai été Assistante Commerciale, Assistante de Direction, Assistante en appui au management, Assistante de Gestion et même Conseillère Clientèle. Je n’ai pas vraiment changé de métier pour me lancer dans le freelancing.

Alors, je peux comprendre que la décision n’est pas facile à prendre pour qui veut se lancer et changer de métier. Par peur de s’aventurer dans l’inconnu et par peur d’échouer. Se lancer quand on a encore jamais fait ça de toute sa vie peut donner l’impression qu’on est complètement à côté de la plaque.

Ainsi, avant de prendre une décision absolue qui pourrait changer ta vie, et même si tu démarres tout juste, il faut que tu puisses savoir si ce métier est fait pour toi….ou pas ! Voici les 8 qualités indispensables à mes yeux pour débuter ta carrière d’Assistante Virtuelle.

Qualité n°1 : la curiosité

Etre curieuse…de tout….et d’apprendre quand on veut devenir Assistante Virtuelle ! Les nouvelles technologies explosent et de surcroît les Assistantes Virtuelles sont de plus en plus souvent amenées à utiliser des outils en ligne pour leur travail. Il y a beaucoup d’outils disponibles. Cela implique qu’il faut être curieuse pour vouloir les découvrir, mettre les mains dans le cambouis pour les apprivoiser et les maîtriser.

Cela ne s’arrête pas qu’aux outils mais passe aussi par les personnes. Etre curieuse de connaître les gens et pour cela vouloir et oser sortir de sa bulle, sortir de l’ombre pour aller vers les autres, apprendre à les connaître.

Tu ne connaîtras peut-être pas toutes les ressources que ton client utilise dans son activité car chaque entreprise a ses habitudes, ses protocoles et ses outils. Mais tu dois faire preuve de curiosité, aimer apprendre, comprendre les choses, t’intéresser à de nouveaux univers. Ton client aura certainement prévu un temps de formation et d’adaptation soit par le biais de documents explicatifs écrits avec des captures d’écran ou en te formant aux outils, logiciels et plateformes qu’il utilise. Et après un court apprentissage, tu pourras être opérationnelle.

Qualité n°2 : une bonne orthographe

Une Assistante qui fait des fautes de français, c’est rédhibitoire. Bien entendu, aucune de nous n’est à l’abri d’une coquille par ci, par là, mais une faute dans chaque phrase, ce n’est juste pas possible ! De nos jours, il est indispensable de remettre des documents qui ne comprennent pas de fautes d’orthographe car celles-ci sont souvent mal vues et jugées sans même avoir pris en considération le contenu de ces derniers.

« L’ortaugraf », la « saint-axe », la « gramère » doivent être tes alliés pour t’aider à améliorer la lisibilité et la compréhension de tes écrits. Tu me diras : « Mais, il existe les correcteurs d’orthographe ! » Oui…bien sûr…mais tu l’as certainement remarqué, ils sont loin d’être infaillibles ! Des fautes passent toujours au travers.

Toujours rester vigilante et attentive. Et si tu sais que l’orthographe n’est pas ton fort, prends plus de temps pour te relire et plusieurs fois si nécessaire. L’objectif étant d’être irréprochable aux yeux de tes clients à ce niveau-là.

Si malgré tout le doute subsiste sur l’orthographe d’un mot ou la conjugaison d’un verbe, tu devras avoir le réflexe de consulter le « Dictionnaire » ou le « Béscherelle ». Dans le cadre des prestations que tu proposeras à tes clients, il peut t’être demandé une relecture, une correction ou une reformulation de courrier.

Fournir un travail de qualité au client, c’est s’assurer d’une collaboration qui dure dans le temps.

Qualité n°3 : l’autonomie

Travailler seule et en parfaite autonomie est indispensable pour exceller dans ce métier. Seule, face à ton ordinateur, tu détiens les rênes de ton business. Le patron…ou du moins la patronne, c’est toi ! Tu dois assurer car tu as des clients qui ont besoin de toi et attendent un travail impeccable.

En tant qu’Assistante Virtuelle, tu travailles d’où tu veux, quand tu veux et comme tu veux. Tu fixes tes propres horaires, tu choisis de travailler sur ce que tu aimes et avec les personnes qui te correspondent. Ce qui sous-entend que tu es une nana super or.ga.ni.sée, n’est-ce pas ?

Mais aussi et surtout, tu es toi-même, entrepreneure, et tout ce que tu apprends pour ton business, tu peux aussi le proposer à tes clients. D’une pierre deux coups !

Tu seras dotée de plusieurs casquettes car tu auras à tenir à la fois le rôle de :

  • Commerciale lors de tes prospections clientèles,
  • Comptable pour la préparation de ta petite comptabilité,
  • d’entrepreneure pour ta capacité à prendre des décisions.

Savoir tout gérer en même temps : la prospection, répondre aux attentes et aux besoins des clients, réaliser les missions en temps et en heure, ton business, ton emploi du temps et tous les à-côtés.

Tout reposera sur tes épaules car tu n’auras pas de manager pour te rappeler à tes objectifs. Avec de la débrouillardise et de l’anticipation, tu pourras t’en sortir sans trop de difficultés.

Qualité n°4 : la rigueur

Pour devenir Assistante Virtuelle, il te faudra faire preuve de rigueur afin de t’investir pleinement dans les différentes missions qui vont t’être confiées. Etre soucieuse du moindre détail et ne rien laisser au hasard. Exercer une activité avec rigueur et attention, c’est être consciente qu’un travail de précision demande du temps et de l’investissement personnel.

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Devenir Assistante Virtuelle

Qualité n°5 : l’organisation

Exercer le métier d’Assistante Virtuelle nécessite d’avoir un goût prononcé pour l’organisation. Savoir distinguer les tâches prioritaires, urgentes, importantes et indispensables pour ne pas se laisser envahir par la masse de travail. Sans une organisation bien rôdée, il est fort difficile de gérer les pics d’activités. L’organisation est donc une qualité essentielle sans laquelle il te sera difficile de gérer à terme une clientèle.

Qualité n°6 : la fiabilité

Faire preuve de fiabilité, c’est mettre son client en confiance. En tant qu’Assistante, tu te verras confier des données à caractères sensibles ou confidentielles, tu dois donc savoir rassurer ton client. Dès les premiers échanges, ton client devra savoir qui tu es et en fonction de ton profil, il voudra s’assurer que tu seras en mesure de prendre en charge la tenue de son fichier clients, la conservation de ses documents officiels ou encore la gestion de ses comptes dans la plus grande discrétion.

Pour mettre ton client en confiance, fais-lui une brève description des situations où tu as dû faire preuve de grande vigilance en matière de confidentialité. N’hésite pas à citer des exemples concrets. Pour ma part, lorsque j’ai collaboré auprès du directeur de l’Etat Major d’un grand groupe, j’ai eu à gérer des informations jugées très sensibles et en rapport direct avec d’autres services.

Qualité n°7 : la persévérance

Persévérer, c’est croire en soi, en son projet et ce, peut importe les difficultés rencontrées. En début d’activité, tu devras t’armer de patience pour trouver tes premiers clients. Lors des moments de doute, ne te laisse pas abattre et souviens-toi des raisons pour lesquelles tu as décidé d’exercer cette profession.

Qualité n°8 : l’aisance relationnelle

Avoir une bonne aisance relationnelle renvoie à un trait de qualité qui aide beaucoup car il est toujours agréable de travailler en collaboration avec une personne avenante, souriante ou serviable. Si tu es de nature timide ou réservée cela n’est aucunement un frein pour bâtir une relation de travail positive et bienveillante.

Une relation de travail basée sur le respect et la confiance laisse présager de belles perspectives d’évolution.

Conclusion

Pour conclure, si tu te demandes comment devenir Assistante Virtuelle  parce que tu veux exercer un métier passionnant de chez toi, je te conseille de te lancer si tu :

  • es curieuse
  • as un bon niveau d’orthographe et de grammaire
  • es autonome
  • es rigoureuse
  • es organisée
  • es fiable
  • es persévérante
  • as une bonne aisance relationnelle.

Et si tu n’y connais rien et que tu pars de zéro, ne t’inquiète pas ! Tout s’apprend en se formant. Attention, je ne dis pas que c’est facile. Il faut être motivée et avoir envie d’apprendre.

Si tu es motivée et que tu veux gagner du temps, tu devras investir sur toi et ton projet. En ce qui me concerne, j’ai une expérience certaine dans le métier d’Assistante dite « classique » mais en faisant le choix d’être Assistante Virtuelle, il me fallait me former au digital. Pour cela, j’ai choisi de me former auprès de Sarah Graff.

Si tu ne la connais pas encore, Sarah a débuté sur le web en qualité de Coach de vie en ligne pour les mamans qui veulent sortir de leur quotidien morose. Elle a dû trouver d’autres moyens pour gagner sa vie et c’est ainsi qu’elle est devenue Assistante Virtuelle. Et, elle a eu l’idée de créer « Fées du Web« , l’Agence de délégation en web marketing. Mais, elle n’avait pas assez d’Assistantes Virtuelles dans son agence pour pouvoir répondre aux demandes. C’est ainsi qu’elle a créé « l’Académie des Assistantes Virtuelles » et donc le « Club devenir Assistante Virtuelle« .

Une formation continue…

Ce que j’ai particulièrement apprécié dans sa formation est d’une part, la découverte du métier à un rythme adapté guidée par des professionnels aussi bien côté Assistante Virtuelle que côté clients. Et d’autre part, la possibilité qui est donnée de se faire une réelle idée du large éventail de compétences nécessaires à l’Assistante Virtuelle et décider de les creuser. Ainsi, pouvoir décider en toute connaissance de cause si oui ou non tu souhaites te former à fond et sur quel(s) domaine(s) précisément.

Sarah met tout en oeuvre pour que tu sois opérationnelle rapidement. Elle transmet ses connaissances avec pédagogie, patience et sans privation mais avec générosité. Les tutos et les vidéos sélectionnés par ses soins permettent d’aller à l’essentiel pour apprendre et pratiquer sur des cas concrets. En plus d’être facile à suivre, sa formation donne accès à une Masterclass en live sur un thème différent à chaque fois pour apprendre des meilleur(e)s dans leur domaine et devenir polyvalente.

Tu accèdes à une communauté solidaire, coopérative et motivée mais aussi à des partages de missions professionnelles de son réseau direct et indirect. Sans oublier des occasions de t’entraîner comme un mini-stage sur une action directement avec l’Académie des Assistantes Virtuelles.

Sarah a tout prévu. Je ne saurai que te recommander de te former avec la meilleure formation pour faire de toi une Assistante Virtuelle polyvalente, au top de son art et précieuse pour tes clients. Et si tu es assidue, tu peux très rapidement rentrer dans tes frais grâce à des missions rémunérées proposées par Sarah.